Firmenfeiern & Co. sollten frühzeitig geplant werden
Man muss sich an dieser Stelle vor Augen halten: Vor noch nicht allzu langer Zeit gab es einen Herbst, in dem sich Unternehmen, Vereine und Organisationen nicht fragten: „Wo findet unsere Weihnachtsfeier statt“, sondern eher „Darf überhaupt gefeiert werden?“ Der Grund dürfte allen noch in Erinnerung sein. Inzwischen sieht die Lage jedoch wieder anders aus – und so steht u.a. die Frage nach dem passenden Veranstaltungsort im Fokus. Die Zahl der Gäste ist dabei ein wichtiger Faktor. Kleinere und mittlere Betriebe können z.B. auf Nebenräume oder Säle von Gaststätten zurückgreifen. Es gibt jedoch im Landkreis Neumarkt auch einige Unternehmen, die so groß sind, dass sich alle Mitarbeiter tatsächlich nur einmal im Jahr auf der Weihnachtsfeier sehen. Für Veranstaltungen mit mehreren hundert Gästen kann es schwieriger sein, geeignete Örtlichkeiten zu finden als für eine Weihnachtsfeier mit 30 bis 60 Teilnehmern. Gerade größere Firmen müssen deswegen frühzeitig planen und ggf. auch über den Tellerrand der eigenen Region hinauskucken. Wenn der Veranstaltungsort etwas vom Betriebsstandort entfernt liegt, stellt sich auch oft die Frage: Wie kommen die Gäste dorthin und wieder nach Hause? Ist ein „betriebseigener Bustransfer“ umsetzbar oder können sich die Mitarbeiter in Fahrgemeinschaften organisieren?
Wer in einem Unternehmen die Weihnachtsfeier organisiert, muss noch weitere Aspekte auf dem Schirm haben: Die Bewirtung, etwaige Präsente für (langjährige) Mitarbeiter und das Unterhaltungs- und Musikprogramm. Die Auswahl reicht hier vom DJ über die Karaoke-Anlage bis zur mehrköpfigen Live-Band. Da die Musikgeschmäcker jedoch verschieden sind, ist es unmöglich, es allen rechtzumachen. Der größte gemeinsame Nenner – das zeigen auch Veranstaltungen in anderen Bereichen – ist wohl ein Musikmix „Rock und Pop von den 70ern bis heute“. Übrigens: Wenn es nicht um eine Weihnachtsfeier mit einer Handvoll Leuten geht, die auch in ihrer Freizeit als Freunde miteinander verkehren, dürfte die Veranstaltung nicht als „privat“ gelten. Sofern nicht nur GEMA-freie Musik erklingt, muss das Event bei der GEMA angemeldet werden – diese unterscheidet tariflich zwischen Feiern mit Live-Musik und Beschallung von Tonträgern. Wenn bei einer Feier in einer Gaststätte nur die Musik im Hintergrund läuft, mit welcher der Wirt ohnehin seine Räume beschallt, muss keine separate Anmeldung erfolgen.
Wie viel eine Weihnachtsfeier höchstens kosten darf, ist nicht gesetzlich geregelt. Aus steuerlicher Hinsicht gilt jedoch für jeden Arbeitnehmer ein Freibetrag von 110 Euro (bei maximal zwei Betriebsfeiern pro Jahr). Wenn die Weihnachtsfeier eines Betriebs umgelegt auf alle teilnehmenden Mitarbeiter mehr als 110 Euro pro Kopf kostet, gelten diese Mehraufwendungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Eine Frage, welche bei den Planungen auch auftauchen kann, ist: „Wie weihnachtlich darf´s denn sein?” Wie stark der Fokus auf weihnachtlichem Ambiente und passender Dekoration liegt, bestimmen üblicherweise die Organisatoren, die Chefetage und ggf. auch das Budget. Auch hier sind die Geschmäcker bekanntlich verschieden: So mancher kommt schon beim Duft von Glühwein und Lebkuchen in passende Stimmung, andere denken auch bei aufwändiger Dekoration „Früher war mehr Lametta” und wieder andere wünschen sich bei den ersten Takten von „Last Christmas“ eigentlich schon den nächsten Frühling herbei…
