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Montag, 15 August 2022
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E-Mail-Archivierung – Vorteile der Pflicht

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Inzwischen machen E-Mails den größten Teil des Schriftverkehrs in den meisten Unternehmen aus. Brief und Fax werden immer mehr zu Relikten aus vergangenen Tagen. Umso wichtiger ist deshalb die rechtssichere Aufbewahrung dieser. Dazu müssen die Mails inkl. Anhänge vollständig, manipulationssicher, jederzeit auffindbar und maschinell auswertbar gespeichert werden.

Datensicherungen und Ausdrucke keine Alternative

Da die meisten Unternehmen ein regelmäßiges Backup der gesamten Daten erstellen, sehen viele keinen Sinn in einer zusätzlichen Archivierung der E-Mails. Das Problem hierbei ist jedoch, dass gelöschte Nachrichten nicht gesichert werden und somit nicht aufbewahrt sind. Um der Aufbewahrungspflicht nachzukommen, könnte man deshalb einfach alle Mails ausdrucken und in Ordnern archivieren. Aber auch das ist nicht ausreichend, da beim Druckvorgang lediglich eine Kopie erstellt wird, was eine Veränderung der ursprünglichen Nachricht nicht ausschließt.

Mail-Archiv als Sicherung im Hintergrund

Um alle Anforderungen zu erfüllen ist ein Mail-Archiv unverzichtbar. Es wird zwischen Ein- und Ausgangsserver des Senders und den Empfängern integriert, sodass alle Mails bereits vor der Ankunft im Postfach archiviert sind. Einmal eingerichtet, läuft das Programm kontinuierlich im Hintergrund, bei Wunsch auch auf externen Servern. Zudem bleiben dank der Software die Postfächer der Mitarbeiter stets aufgeräumt und die Speicherkapazität auf einem niedrigen Level. Mithilfe der Volltextsuche, die selbst Anhänge durchsucht, werden alte Nachrichten problemlos in wenigen Minuten im Archiv gefunden und können bei Bedarf wieder ins Postfach kopiert werden. Damit auch im Hinblick auf den Datenschutz alles sauber ist, können Mails, die personenbezogene Daten enthalten, durch individuell anpassbare Aufträge automatisch nach einer gewissen Zeit aus dem Archiv gelöscht werden.

Informieren Sie sich noch heute über einen passenden Anbieter und nutzen die Vorteile eines Mail-Archivs!

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