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Samstag, 3 Dezember 2022
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Optimierung des Workflows mit Hilfe eines Kanban-Boards

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Was ist Kanban?

Kanban ist Japanisch und bedeutet übersetzt etwa „Schild“ oder „Signalkarte“.Es ist ein Tool, welches eingesetzt wird, um die Aufgabenverteilung und den Workflow in Unternehmen zu verbessern und effizienter zu gestalten. Zu Beginn wurde Kanban für den Fertigungsbereich von Toyota entwickelt. Die Methode wurde nach einiger Zeit von Software-Unternehmen übernommen und wird heutzutage in sehr unterschiedlichen Bereichen genutzt.Das System kann in jedem Unternehmen oder Prozess angewendet werden, welcher aus Zwischenaufgaben besteht, die sowohl gleichzeitig ablaufen als auch aufeinander aufbauen. Früher wurde die Aufgabenverteilung detailliert zeitlich vorausgeplant. Dies ist allerdings sehr unflexibel. Bei jeder Art von Zwischenfällen wird dabei der Workflow gestört. Es entstehen Aufgabenstaus auf der einen Seite und Aufgabenengpässe auf der anderen Seite, was sehr ineffizient ist. Mit Kanban wird der Ablauf der Aufgaben zeitlich besser organisiert.

Wie kann man Kanban implementieren?

Das System ist nicht sehr komplex und kann sehr einfach in die bereits bestehenden Strukturen des Unternehmens oder Teams integriert werden. Das Allerwichtigste ist das Verständnis von Kanban als Philosophie, bei der nicht alles zentral vorausgeplant wird, sondern sich die einzelnen Zwischenstationen über den Workflow gegenseitig informieren. Im ersten Schritt ist die Visualisierung des gesamten Workflows notwendig. Dazu kann man ein sogenanntes Kanban-Board verwenden. Jeder daran beteiligte Mitarbeiter sollte den gesamten Workflowprozess kennen. Im zweiten Schritt müssen Aufgabenlimits für einzelne Abteilungen oder Aufgaben verteilt werden, damit nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig erledigt werden. Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist, kann mit der nächsten begonnen werden. Auch diese sollten allen Mitarbeitern bekannt sein und auf dem Board eingetragen werden. Im dritten Schritt ist konstantes Feedback wichtig, um den Prozess weiterhin zu optimieren.

Was ist das Kanban-Board?

Das zentrale Element für die Implementierung der Kanban Methode ist das Kanban-Board. Auf diesem Board werden der Workflow und die einzelnen Zwischenstationen oder Zwischenaufgaben visuell dargestellt. Auch die Aufgabenlimits pro Aufgabe oder pro Abteilung sind abgebildet. Die Boards werden je nach Unternehmen, Prozess, Branche oder Team angepasst. Es gibt spezielle Boards für Marketing-Teams, IT-Teams, Software-Entwickler Teams etc.,Es gibt physische und digitale Kanban-Boards.Physische Boards eignen sich eher für kleine Teams, bei denen alle Mitarbeiter an einem gemeinsamen Standort arbeiten. Die meisten Unternehmen verwenden deshalb heutzutage digitale Kanban-Boards. Der größte Vorteil von diesen ist, dass sie von überall aus zugreifbar sind und damit auch für Freiberufler, Mitarbeiter im Home-Office oder digitale Nomaden verfügbar sind. Dies erleichtert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens maßgeblich. Weiterhin speichern digitale Boards historische Daten und analysieren verschiedene Kennzahlen. Das hilft dabei die Effizienzsteigerung über verschiedene Quartale oder sogar Jahre zu messen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Änderungen im Kanban-Board zeitgenau bei allen Mitarbeitern angezeigt werden, was die Effizienz enorm steigert.

Wie sieht ein Kanban-Board aus?

Das simpelste Kanban-Board besteht aus 3 Spalten: To Do, In Progress und Done. Die Einzelaufgaben des Teams oder des Unternehmens können in diese Spalten eingetragen werden. Dieses Board ist sehr übersichtlich und eignet sich deswegen am besten für das alltägliche Geschäft.Eine Erweiterung ist das Portfolio Kanban-Board, bei dem auch längerfristige und strategische Aufgaben eingetragen werden, sodass diese für alle Mitarbeiter einsehbar sind. Zusätzlich zu den Spalten können auch sogenannten Swimlanes in das Board eingetragen werden. Dabei handelt es sich um horizontale Linien (Zeilen), welche verschiedene Typen von Aufgaben unterscheiden. Man kann diese auch als Priorisierungsmittel verwenden.Dafür wird die erste Swimlane als „Hohe Priorität“, die zweite für „Normale Priorität“ und die dritte für „Niedrige Priorität“ verwendet.Alle Aufgaben werden in die entsprechenden Spalte und Swimlanes eingetragen. Wichtig ist auch, dass jede Spalte und Swimlane wie bereits erwähnt mit einem Limit versehen wird, damit man die Übersicht nicht verliert.

Fazit

Kanban ist eine sehr gute Methode zur Effizienzsteigerung des Workflows in einem Unternehmen oder Team. Das wichtigste Tool der Kanban Methode ist das Kanban Board, mit welchem der Workflow visualisiert wird. Kanban-Boards werden je nach Team oder Unternehmen angepasst.

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